Não confunda digitalização, digitização e transformação digital!

Transformação digital e digitização são termos novos, muito menos conhecidos do que 'digitalização', e tem muita mas muita gente fazendo confusão entre esses termos e para esclarecer a diferença entre cada termo, leia o post até o final.

Os três termos são 'atividades' diferentes, e podem estar inteiramente relacionados ou não. O primeiro termo que vamos esclarecer é:

DIGITALIZAÇÃO

Digitalização é o processo técnico para conversão de fluxo de informações analógicas em bits digitais de 1s e 0s para que os computadores possam armazenar, processar e transmitir essas informações que possuem dimensões simbólicas e materiais convertendo sinais analógicos em bits.

Após tais documentos passarem pelo processo de digitalização, eles recebem um formato digital fiel do conteúdo original, o que permite que tal arquivo seja usado repetidamente por várias pessoas diferentes sem diminuir ou degradar o objeto digital.

Quando a digitalização é combinada com o fato de redução de custos, redução do espaço físico, a rapidez e a escala em que tal documento passa a circular na companhia, podemos dizer que por causa disso ocorreu a digitização.

Porém a digitalização em seu conceito, atividade e utilidade vai muito além do que simplesmente transformar um documento físico em digital, porque a digitalização facilita a coleta de dados para big data, pode ser passível de direitos autorais, passando pela necessidade de observar questões relacionadas a segurança da informação, e várias outras vertentes legais que precisam ser observadas na hora de uma simples digitalização de documentos.

DIGITIZAÇÃO

O termo digitazação ainda não é tão claro quanto o termo digitalização, porém são 2 termos associados. A digitização também é um processo, e a sua atividade é muito mais abrangente. Ouvi dizer que na Cisco eles se referem à digitização como “a conexão de pessoas, processos, dados e coisas para fornecer inteligência e percepções acionáveis ​​que permitem resultados de negócios”.

Então, por exemplo, quando uma empresa resolve digitalizar seus contratos em papel, ela está fazendo isso por algum motivo, correto? Então quando um processo for feito com:

- objetivo de negócio;

- processos digitais;

- ferramentas digitais;

- pessoas envolvidas;

aí há um processo digitização, porém a implementação da tecnologia sozinha, não significa que houve digitazação, se não houver implementação que esteja relacionada ao objetivo de negócio, em muitos casos será apenas uma simples substituição de processo, não havendo digitização.

O glossário do Gartner também contrubui definindo a digitização como: "o uso de tecnologias digitais para mudar um modelo de negócios e fornecer novas receitas e oportunidades de produção de valor".

Aprofundando ainda mais o nosso entendimento, a influência da tecnologia nos processos, nos negócios, nas pessoas e nas empresas é a base para a transformação digital. Então qual é a diferença entre digitazação e transformação digital?

TRANSFORMAÇÃO DIGITAL

A Transformação digital, é ainda mais abrangente do que a digitização e consequentemente a digitalização. Quando falamos em transformação digital, estamos falando de uma mudança social que ultrapassa o mundo dos negócios, mas aqui vamos nos limitar a falar apenas da transformação digital nas empresas.

Ela não é um processo ou projeto, primeiro porque o principal agente da transformação digital são as pessoas, é preciso antes de tudo, capacitá-las, explicar o por quê a empresa decidiu fazer tantas mudanças, é preciso fazer com que elas entendam a urgência de adaptação dos processos e cultura.

A gerência deve colocar seus coloboradores como os principais agentes de mudança, afinal, eles continuarão na linha de frente das vendas, atendimento, logística e vários outros processos.

Certamente essa será a parte mais delicada, mas depois dessa primeira fase, a sua empresa já ultrapassou 50% da jornada para uma bem-sucedida transformação digital.

Só depois da primeira fase concluída, é que vamos falar sobre adoção de novos processos tendo em vista os objetivos de negócio da organização e por último a adoção de ferramentas, sem esquecermos de comunicar todas essas mudanças para o nosso cliente final, e se for possível deixar que um grupo de clientes opine sobre usabilidade, expectativas, frustrações durante algum contato que ele tenha com a sua marca.

A transformação digital é uma mudança estrutural profunda, que vai desde a mudança de cultura, de mindset e requer mudanças em todos os áspectos do negócio, que transversa todas as vertentes, a companhia deve abrir os olhos para novas oportunidades de nichos, mercados e diferenciais competitivos, deve olhar também para a jornada do cliente, interesses, experiência, hábitos de consumo, enquanto os colaboradores devem estar preparados para atender, os mesmos e novos clientes, mas agora em canais digitais, e o seu público interno deve estar capacitado para usar as novas ferramentas que vão otimizar processos.

Resumindo, digitalizamos informações, digitizamos processos e operações com um objetivo de negócio, e transformamos digitalmente a estratégia de negócio de ponta a ponta para melhor servir a persona cliente. Cada atividade é importante, mas não necessariamente faz parte uma da outra.

Essa mesma história também pode ser contada de trás para frente, dessa forma: a sociedade mudou por conta da tecnologia, e consequentemente, as empresas também (transformação digital), com isso, as empresas adotaram tecnologias a fim de otimizar processos e negócios (digitização), implementando na empresa, por exemplo, o envio de documentos por e-mail no lugar do envio de documentos físicos via correio. (digitalização).

Deu para entender melhor a correlação entre os termos, os significados e as atividades? Se quiser conversar mais sobre o assunto e até mesmo compartilhar conosco como a sua empresa está diante deste cenário, entre em contato para marcamos uma conversa!