8 dicas geniais para otimizar o seu tempo e a sua rotina de trabalho

Otimizar significa deixar algo mais do que bom, é deixar tal coisa ótima, com o máximo de rendimento. Todos nós sabemos que os dias são bem corridos, e que nem sempre conseguimos chegar ao final do dia com a sensação de termos aproveitado bem o tempo, não é mesmo?

Até mesmo porque é normal não conseguirmos cumprir todas as metas programadas para o dia ou acontecerem coisas inesperadas que nos impedem de seguir estritamente o que foi planejado, então está tudo bem quando não damos conta de tudo, o importante é você aprender a otimizar o seu tempo dentro e fora do trabalho.

Lá vai algumas dicas que separamos para você:

1. Defina prioridades

Nem sempre definir prioridades é uma tarefa simples. Para saber o que é prioridade, o profissional precisa ter uma visão clara do negócio como um todo e como cada atividade impactará os resultados.

Já ouviu falar no Princípio de Pareto? Em que 20% das atividades são responsáveis por 80% dos resultados? Pois bem, descubra quais são esses 20% essenciais no seu negócio, priorize-os, e organize o restante conforme a sua realidade.

Muitas coisas que surgem com "urgência" e acabam passando na frente das prioridades devem ser administradas e em alguns casos a sua equipe e os seus parceiros deverão ser reeducados em relação a alguns hábitos que são naturalmente adquiridos no dia a dia, alguns desses hábitos podem ser prejudiciais para o bom andamento e a otimização do tempo e do trabalho, principalmente em longo prazo.

2. Use ferramentas de gerenciamento

Tão importante quanto priorizar, é saber quem e quando é o melhor momento para executar cada atividade. Graças à tecnologia, hoje existem muitas ferramentas de gerenciamento de fluxos, projetos e tarefas que ajudam toda a sua equipe na execução de um job. Alguns exemplos de boas ferramentas são: a pipefy, a monday, o trello.

Normalmente nessas ferramentas, toda a equipe envolvida consegue visualizar a tarefa de outro membro da equipe e visualizar o progresso do projeto como um todo.

Também ter uma agenda virtual é imprescindível para quem gerencia pessoas e vários projetos ou produtos ao mesmo tempo, principalmente, para que as atividades pendentes não caiam no esquecimento, deixe-as sempre a vista.

3. Organize sua rotina

Tenha uma rotina para você, sua equipe, parceiros e clientes. Isso não significa falta de flexibilidade, ao contrário, quando se cria uma rotina de trabalho, e as coisas vão ficando cada vez mais rápidas de serem feitas e a sua equipe se torna especialista naquilo que faz, fica muito mais fácil gerenciar um imprevisto em um cenário organizado do que em um cenário onde o que precisa ser feito não tem exigência de prazo e nem uma pessoa responsável.

A organização da rotina serve para justamente para que a sua equipe consiga atender demandas inesperadas ou extraordinárias imediatamente quando elas surgirem, porque todo o trabalho a ser entregue está sob controle.

Já ouviu falar em reserva de contingência e reserva gerencial? Use o mesmo raciocínio na hora de criar os cronogramas de atividades. O gerente deve ter algumas horas reservadas, para caso a sua equipe precise de algumas horas extras, contudo, isso não quer dizer que o gerente deva inflar as horas para os clientes ou o prazo para a sua equipe executar um projeto seja muito curto, não é isso, trabalhe sempre com as horas reais, apenas tenha horas de reserva para caso algum imprevisto aconteça, e assim o prazo de entrega não ficará comprometido.

4. Tente não se distrair

A distração é o maior inimigo quando o assunto é otimização de tempo. As distrações estão em todos os lugares, pessoas e em todos os momentos. Não se distrair é um grande desafio e exige muito disciplina. Pesquisas já apontaram que as distrações no trabalho afeta a produtividade e custa 30% mais caro para as empresas.

Contudo, não confunda intervalo, ócio criativo e pausas com distrações. As pausas durante o dia são extremamente importantes para oxigenar a mente dos componentes da equipe e aumentam a criatividade. As pausas devem ocorrer, e por sabermos disso, elas já são planejadas e devem ser encaradas pelos gerentes como parte essencial do trabalho.

Por outro lado, não vamos citar exemplos de distrações no ambiente de trabalho, porque essa é uma reflexão pessoal que cabe apenas a cada profissional idenfificar na sua rotina, o que é distração improdutiva e o que não é.

5. Planeje antes de agir

Ahhh, o planejamento! <3 Nada melhor para otimizar o seu tempo. Gastar um tempo planejando sobre a melhor forma de executar uma atividade e quais resultados podem vir de tal de ação, a primeira vista pode parecer que tempo demais é perdido e nada é executado durante o tempo do planejamento, mas na hora da execução, o fato da tarefa ter sido planejada, vai poupar muito tempo e reduzir imprevistos, com isso, menores são as chances de você ser surpreendido com alguma situação que não estava preparado.

Quanto mais você aprender sobre uma atividade específica, mais fácil e automática ela tende a se tornar. Então gaste tempo planejando, imaginando diversos cenários, criando planos de ações para caso algum evento previsto e imprevisto ocorra, etc. Ter um plano de ação para eventos inesperados, otimizam e muito o seu tempo.

6. Seja objetivo

Ser objetivo é saber aonde chegar e qual resultado obter de tal trabalho. Antes de começar a fazer algo, entenda bem como cada atividade impacta o projeto como um todo, e faça inspeções no projeto de forma rotineira para que todos tenham certeza de que o trabalho está caminhando rumo ao objetivo traçado.

É muito comum no meio do percurso, ouvirmos opiniões inteligentes, ou sugestões para fazermos isso ou aquilo e acrescentarmos ao projeto, mas na maioria dos projetos o que não está dentro do objetivo não deve ser implantado.

Todas as opiniões tem valor e devem ser consideradas com carinho para os projetos, mas mesmo as melhores ideias precisam ser analisadas de acordo com o objetivo, prioridade, custos, e principalmente com qual valor tal implementação vai gerar para o negócio.

7. Faça intervalos

Intervalos não são distrações como já foi dito antes. Intervalos fazem parte do trabalho e aumentam a produtividade da equipe. A mente humana adulta consegue se manter concentrada e sem distrações por até no máximo 90 minutos. Pois bem, se a rotina de trabalho da sua empresa são de 8h diárias, certamente nenhum humano consegue produzir as 8h por dia sem parar, logo, leve isso em consideração na hora de se comprometer com prazos.

A pausa para o banheiro, para o café, para a troca de informações e brincadeiras no ambiente do trabalho são necessárias e muito positivas em todos os aspectos, inclusíve, se você é do tipo de pessoa que se levanta pouco da cadeira durante o dia porque tem muito trabalho e nunca tem tempo nem para ir ao banheiro, é hora de rever com a equipe ou quem sabe até questionar a cultura da sua empresa e a qualidade de vida no trabalho que a sua equipe tem.

Não ter tempo, diz mais sobre falta de organização do que sobre volume de trabalho. As demandas nunca vão acabar, mas a saúde física e mental da sua equipe podem se esgotar rapidamente se este rítmo corrido for a realidade do seu negócio por um longo período.

8. Pense para o dia seguinte

Antes de você encerrar o seu expediente hoje, separe uns 10, 15 minutos todos os dias no final de cada dia para anotar o que você fará amanhã. Pense sobre:

- o que foi iniciado hoje, mas só poderá ser terminado amanhã?

- o impedimento que foi descoberto hoje será resolvido quando, como, por quem?

- aquela ligação que você está precisando fazer há dias e não fez, pode ser feita em qual hora no dia seguinte?

Chegue no próximo dia para trabalhar com tudo o que ficou pendente anotado para que seja resolvido. Ainda que você saiba de cabeça o que precisa ser feito, a anotação te faz visualizar a quantidade de coisas, quanto tempo você precisará para cada uma delas e ajuda a sua mente a lembrar de tudo.

Anote hoje o que fazer no dia seguinte e verá como essa prática simples ajudará na melhor otimização do seu tempo.

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